運営委員会の舞台裏

【第6期第5回運営委員会】
◆1月27日(月)夜に、今期(2019.4月-2020.3月)の第5回の運営委員会が開かれました。
そこで少し裏方の運営関係を紹介したいと思います。

◆ジュニアオーケストラの運営は、大人のアマオケの何倍も手間や気配り、様々な交渉や取り決めが必要になります。SJPOは団員50名に対して、運営委員と呼ばれるスタッフは現在わずか4名の少数精鋭(!?)で運営されています。

◆年間行事としては、品川区の委託事業として夏休みに5日間で開催される「ジュニアオーケストラ講座」、秋の室内楽演奏会、冬の品川第9イベントへの出演、そして3月の定期演奏会と大きな行事の準備や運営をしつつ、年間25回ほどの練習の準備や運営をしています。

◆それに伴い練習場所や本番会場の確保や指導陣の手配、団員への連絡、練習計画の作成、膨大な事務作業などがあるので、打ち合わせなどもさぞや多いかと思われるかもしれませんが、スタッフは全員仕事も家庭も持ちながらの運営ということもあり、実際に会って話し合いをするのは、年間５－６回のみとなっています。

◆ただしあくまでも顔を合わせての打ち合わせが年数回というだけで、スタッフのグループチャット、各セクションごとの指導陣グルチャ、団員や指導陣の出欠管理サイト、練習内容などのフィードハックの掲示板、Facebookのグループサイト、LINEやメッセンジャーは用途に応じてフル活用されていて、効率的な運営を実現しています。

◆4名のスタッフでの運営委員会も仕事が終わってから、会議場所のきゅりあん閉館時間までの２時間を最大限効率的に使うため、アジェンダ(＝議題)もあらかじめグルチャ(＝グループチャット)で共有され、ある程度の下情報はそこで整理しておいて皆が問題点や決めるべき内容を理解した上で会議に臨むためかなりのボリュームのアジェンダが、着々限られた短時間で決定されていきます。

◆この日のアジェンダは、下記の
・定演までの練習計画と練習内容、指導陣のローテーション
・定演当日のスケジュールと役割分担、タスク管理
・定演までのタスク整理、問題点や懸念事項、ToDo洗い出し
・来期の運営体制と年間スケジュール、運営方針の確認

などなど、A4×３ページにもなるものでしたが、各スタッフが会議の準備をきちんとして会議に臨むこと、資料を共有しながら会議のお手本のような(笑)進行により、約2時間の制限時価で予定していたアジェンダをほぼクリアすることができました。

◆職場や教育機関、その他グループなどあらゆるところでなんらかの会議が持たれますが、ともすれば不十分な準備と、会議運営のスキルがなかったりすると、いたずらに時間を消費することになりますが、準備と運営の仕方を工夫するだけで、密度の濃い効率的な会議が実現しています。

もっとも会議を終えてゴールではなく、むしろここからがスタートですので、スタッフはもちろんのこと、指導陣の皆様や保護者の方々と密にコミュニケーションをとりつつ、質の高い音楽を実現できるように、スムーズに、そして団員はもちろん、関係者皆がやりがいをもって楽しんで運営できるようにしていきたいと思います。

◆SJPOも結成されてからまだ6年目とジュニアオーケストラとしてはまだ駆け出しレベルです。より質の高い運営のために、ぜひ他のジュニアオーケストラや音楽団体の関係者の方々とも情報交換やノウハウの共有をしていかれたらと思いますので、コメントでもメッセージでもお気軽にお寄せください。